Excel là gì? Tầm quan trọng của Excel trong công việc và học tập

Microsoft Excel là gì? Cùng tham khảo bài viết sau, IoTStartUp sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin và tầm quan trọng của Excel trong thời đại ngày nay nhé

1. Excel là gì?

Excel là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office. Phần mềm này giúp người dùng ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác với một lượng dữ liệu lớn. 

Excel là một tập hợp các hàng và cột được kết hợp với nhau tạo ra một bảng tính lớn. Các hàng thường được ký hiệu lần lượt bằng các chữ cái như: A, B, C, D, E,… còn các cột thì được ký hiệu bằng các con số từ 1, 2, 3 cho đến n…. Một cột và một hàng gộp lại với nhau sẽ trở thành một ô tính. Địa chỉ của ô sẽ được xác định bởi chữ cái đại diện cho cột và số đại diện cho hàng.

Excel là gì

 2. Excel có những công dụng gì?

Excel có nhiều công dụng khác nhau và một số công dụng nổi bật như: Lưu dữ liệu, tham gia vào việc tính toán, quản lý dữ liệu, tham gia và hỗ trợ các công cụ phân tích, tìm kiếm,…

công dụng của excel

3. Những tính năng cơ bản của Excel

Những tính năng mà bạn cần biết

Một số tính năng của Excel cơ bản như:

  • Nhập và lưu dữ liệu: Bạn có thể nhập dữ liệu vào các trang tính, sau đó lưu lại và khi dùng có thể mở ra.
  • Hỗ trợ các công thức để tham gia tính toán: Có rất nhiều công thức để tính toán như: SUM, TODAY, IF,…
  • Vẽ biểu đồ: Dựa trên số liệu được đưa ra, bạn có thể vẽ biểu đồ để dễ dàng hơn trong việc đánh giá.
  • Tạo và liên kết nhiều bảng tính: Giúp dữ liệu được liên kết chặt chẽ hơn.
  • Hỗ trợ bảo mật an toàn: Hỗ trợ người dùng cài password khi mở file.

Cấu trúc của một bảng tính trong Excel

Một bảng tính sẽ bao gồm nhiều thành phần cấu tạo nên: 

  • Bảng tính – Sheet: Mỗi bảng sẽ có hơn 4 triệu ô nên người dùng có thể thoải mái nhập dữ liệu trên đây.
  • Sổ tay – Workbook: Thông thường sẽ có 1 – 255 Sheet. Workbook có tác dụng dùng để tập hợp các bảng tính, đồ thị,… mà có sự liên kết với nhau.
  • Cột – Column: Là tập hợp nhiều ô được tính theo chiều dọc và có độ rộng mặc định là 9 ký tự. Một bảng tính sẽ có 256 cột và được đánh theo ký tự A, B, C, D, E, F, G,… 
  • Dòng – Rows: Là tập hợp các ô được tính theo chiều ngang và có chiều cao mặc định là 12.75 chấm điểm. Một bảng tính sẽ có ít nhất là 16384 dòng và được đánh theo ký tự số từ 1, 2, 3, 4, 5,…
  • Ô – Cell: Là điểm giao giữa dòng và cột. Mỗi ô sẽ được xác định tọa độ bằng ký tự của cột và số thứ tự của dòng. Ví dụ như A3, D7, E1,…
  • Vùng – Range: Đây là tập hợp của nhiều ô và được xác định bằng tọa độ ô đầu và tọa độ ô cuối. Ví dụ: C3:C5, D2: E6,…
Cấu trúc của một bảng tính trong Excel

Xem thêm: Cách cố định cột, dòng trong Excel

Kiểu dữ liệu của Excel

Trong Excel sẽ bao gồm các kiểu dữ liệu:

  • Kiểu dữ liệu chuỗi: Bao gồm các chữ cái từ A – Z, các ký tự đặc biệt hay một dãy số mà chỉ cần chứa một ký tự.
  • Kiểu dữ liệu số: Bao gồm các dữ liệu dạng số từ 0 đến 9, cả số âm và số dương.
  • Kiểu dữ liệu thời gian: Bạn có thể nhập theo kiểu ngày tháng năm hoặc giờ phút giây.
  • Kiểu dữ liệu dạng Boolean: Kiểu này sẽ trả về dạng True/False.
  • Kiểu dữ liệu công thức: Bạn sử dụng các công thức toán tử hay các dấu so sánh.

4. Ưu điểm và nhược điểm của Excel?

Ưu điểm của Excel

Một công cụ hiện được sử dụng rộng rãi toàn cầu như Excel chắc hẳn sẽ có những điểm nổi bật khiến người dùng tin dùng phần mềm này. Và dưới đây là những lí do đó:

Quản lí và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả

Một trong những ưu điểm đặc trưng nhất của Excel chính là khả năng sắp xếp một lượng dữ liệu lớn trong những bảng tính và biểu đồ một cách hợp lý và trật tự. Nhờ việc tổ chức dữ liệu khoa học như vậy, quá trình nghiên cứu và phân tích dữ liệu về sau chắc chắn sẽ trở nên dễ dàng dơn. Đặc biệt, khi thể hiện dữ liệu ở dạng biểu đồ bạn sẽ có những cái nhìn vô cùng trực quan ở những số liệu.

Quản lí và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả
Quản lí và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả

Sử dụng công thức để tính toán một cách logic và nhanh chóng

Excel được người dụng biết đến với tốc độ xử lý các con số trong thời gian tích tắc. Khả năng này khiến các công việc yêu cầu tính toán dữ liệu hàng loạt được hoàn thành một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, chính điều này cũng thách thức người dùng cần thường xuyên tìm hiểu và rèn luyện kỹ năng sử dụng công thức và hàm tính toán để ứng dụng vào công việc của mình sao cho thích hợp và hiệu quả nhất.

Sử dụng công thức để tính toán một cách logic và nhanh chóng
Sử dụng công thức để tính toán một cách logic và nhanh chóng

Được sự hỗ trợ từ bên thứ 3

Excel hiện nay được coi là tiêu chuẩn cho nhiều phần mềm bảng tính. Nó được hỗ trợ đáng kể trên hầu hết các nền tảng, từ máy tính, máy tính bảng cho đến điện thoại. Đa số những chương trình bảng tính khác cũng đều có thể hỗ trợ nhập trang tính Excel sang định dạng gốc của chúng, đồng thời cũng cho phép bạn thực hiện xuất bảng tính của riêng chúng ở dạng file Excel.

Được sự hỗ trợ từ bên thứ 3
Được sự hỗ trợ từ bên thứ 3

Được tích hợp trong hầu hết những phiên bản Microsoft

Excel có khả năng tích hợp với hầu hết các phần mềm khác của Office do nó cũng là một phần của bộ công cụ Microsoft Office. Chính vì thế, bạn có thể dễ dàng thêm một hay nhiều bảng tính Excel vào văn bản Word hay vào bài thuyết trình PowerPoint dể tạo bài báo cáo hoặc thể hiện số liệu một cách trực quan nhất

images?q=tbn:ANd9GcRuWZfdDRJYM U UBU5UV w2Wlaji0 Ogzjbg&usqp=CAU
Được tích hợp trong hầu hết những phiên bản Microsoft

Nhược điểm của Excel ?

Dưới đây là một số điềm mà người dùng cảm thấy chưa thực sự hài lòng khi sử dụng Excel:

Cần nhiều thời gian để làm quen và sử dụng thành thục

Mặc dù hiện nay hầu hết chúng ta đều đang sử dụng Excel hàng ngày, tuy nhiên không nhiều người biết cách tận dụng toàn bộ tính năng của nó để phục vụ cho công việc của mình. Đối với những người mới bắt đầu, việc dành ra một chút thời gian để làm quen và hiểu về cú pháp các hàm trong Excel là điều thực sự cần thiết.

Cần nhiều thời gian để làm quen và sử dụng thành thục
Cần nhiều thời gian để làm quen và sử dụng thành thục

Lỗi tính toán

Dù cho Excel cung cấp chức năng tính toán tự động đối với các bảng tính dữ liệu có quy mô lớn và cực lớn, nhưng điều đáng tiếc ở đây là nó không có phương tiện kiểm tra lỗi của con người trong quá trình nhập dữ liệu. Điều này có nghĩa là nếu bạn nhập sai thông tin, tất cả các kết quả kéo theo đều sẽ bị sai lệch.

Lỗi tính toán
Lỗi tính toán

Tốn thời gian

Việc nhập liệu vào Excel một cách thủ công chắc chắn sẽ ngốn của bạn kha khá thời gian, đặc biệt nếu lượng dữ liệu bạn cần nhập vào là rất lớn. Nhiều người dùng phàn nàn rằng khoảng thời gian họ dành ra để nhập liệu vào Excel là lúc họ cảm thấy nhàm chán nhất.

Tốn thời gian
Tốn thời gian

Chi phí cho phần mềm bản quyền

Hiện nay dù vẫn có một số lựa chọn thay thế miễn phí hoặc với chi phí thấp, xong việc tải và cài đặt Microsoft Excel chính hãng lại yêu cầu bạn phải trả phí. Riêng với gói sử dụng cho đối tượng cá nhân đã lên đến 1.299.000 VND cho mỗi một năm sử dụng.

Chi phí cho phần mềm bản quyền
Chi phí cho phần mềm bản quyền

5. Excel áp dụng cho những ngành nào hiện nay?

Excel được ra đời nhằm ứng dụng thực tế vào nhiều ngành nghề khác nhau như:

  • Kế toán: Đây là ngành sử dụng Excel khá thường xuyên để tính toán, lập các báo cáo hàng ngày, báo cáo tài chính,…
  • Ngân hàng: Quản lý nhân sự, tài sản và các danh sách.
  • Kỹ sư: Tính toán dữ liệu để tham gia vào các công trình xây dựng, dự án,…
  • Giáo viên: Quản lý thông tin và tính điểm cho học sinh.
Excel ứng dụng cho đa ngành nghề
Excel ứng dụng cho đa ngành nghề

Trên đây là bài viết giới thiệu về phần mềm bảng tính nổi tiếng nhất thế giới – Microsoft Excel. Mong rằng thông qua bài viết này, bạn sẽ có cái nhìn trực quan về Excel và nắm được thông tin tối quan trọng để sử dụng ứng dụng này một cách hiệu quả nhất.