Nhằm giúp bạn đọc dễ dàng làm việc với bảng tính, IoTStartup xin chia sẻ tới bạn đọc những kiến thức cơ bản khi thao tác với ô và vùng trong Excel.
Thao tác với ô và vùng trong Excel
1. Nhận dạng ô và vùng
Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng.
Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác định là <tên cột>:<tên cột> (ví dụ cột A thì được xác định ngắn gọn là A:A) và <số dòng>:<số dòng> (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 8 là 8:8).
VD:
Ô được chỉ định trong hình là ô B6.
Vùng được chọn trong hình trên là vùng B3:D12.
2. Cách chọn ô và vùng vùng trong Excel
Cách chọn ô: Click vào ô bạn muốn chọn để thao tác hoặc nhập liệu.
Cách chọn vùng: Click vào ô đầu tiên trong vùng bạn muốn chọn rồi kéo thả chuột đến ô cuối cùng của vùng bạn muốn chọn.
3. Cách sao chép và di chuyển ô và vùng trong Excel
Sử dụng sao chép khi bạn muốn nhân bản một dữ liệu nào đó trong bảng tính. Ưu tiên sử dụng phím tắt nhanh Ctrl + C để sao chép nội dung và Ctrl + V để dán nội dung bạn muốn sao chép.
Sử dụng di chuyển khi bạn muốn di chuyển dữ liệu bạn cần tới một ô hoặc vùng nhất định. Bạn có thể Sử dụng chuột: Chọn vùng -> giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) -> kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột; hoặc sử dụng phím tắt nhanh Ctrl + X để cắt nội dung và Ctrl + V để dán nội dung bạn muốn sao chép.
4. Cách thêm chú thích cho ô Excel
Thêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa được rõ ràng hơn. Để thêm chú thích vào ô bảng tính thì bạn chỉ việc chọn ô cần chú thích, từ thanh menu Ribbon phía trên chọn thẻ Review/New Comment hoặc sử dụng tổ hợp phím Shift+F2.
Rê chuột vào ô có chú thích để đọc chú thích. Chọn Edit comment để chỉnh sửa nội dung chú thích. Xóa chú thích vào chọn ô cần xóa chú thích, nhấp phải chuột và chọn Delete Comment.
5. Cách gộp ô và chia ô trong Excel
Nối nhiều ô thành một ô (Merge Cells)
Chọn (bôi đen) 2 hoặc nhiều ô liên tục cần gộp. Sau đó click vào biểu tượng gộp ô (Merge & Center) trên thanh công cụ hoặc thanh ribbon. Để canh chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Alignment.
Khi muốn chia ô lại như ban đầu hoặc chia ô những phần bạn cần, bạn bôi đen phần cần chia ô và chọn Unmerger Cells.
Chú ý: Khi nối nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển hết dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa.
Tổng kết
Cảm ơn bạn đã đọc tới đây. Mong rằng những kiến thức trong bài viết này sẽ giúp ích được nhiều cho các bạn trong quá trình sử dụng công cụ Excel. Chúc bạn thành công !